Martes, 08 Mayo 2018 13:16

Agilizando la gestión de la información: Proyecto tecnológico inédito en la UMCE es liderado por dos ingenieras Destacado

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El Departamento de Informática, junto a la Unidad de Análisis Institucional de la UMCE, lideran proyecto tecnológico para el almacenamiento de datos institucionales al servicio de la toma de decisiones. Se trata de una gran máquina, un repositorio único de datos llamado data warehouse (DW), que se espera esté en operación durante el último trimestre del 2018.

La última Cuenta Anual de la Rectoría UMCE, que encabeza el profesor Jaime Espinosa, incluyó entre sus anuncios “un proyecto de integración de la gestión de datos institucionales” para lo cual “se adquirió un sistema data warehouse en proceso de instalación, como un repositorio de los datos institucionales”.  Hoy, este sistema de gestión integrado de la información está cada vez más cerca de concretar sus resultados.

Sus responsables son dos profesionales ingenieras: Paula Fuentes, ingeniera estadística jefa de la Unidad de Análisis Institucional (UAI), y Paulina Sepúlveda, ingeniera civil en computación, jefa del Departamento de Informática en la UMCE. Como responsable del proceso técnico del proyecto, Paulina Sepúlveda explicó que el data warehouse “es una máquina, un gran sistema, que permite trabajar con muchos equipos distintos, para muchas aplicaciones y recursos”.

El objetivo del proyecto es crear una gran única fuente de datos a nivel institucional, “una especie de intermediario entre los datos duros y el usuario que los requiere de manera limpia, transparente y actualizada por una fuente única”. Sin embargo, agregó, “no elimina los sistemas vigentes: se lleva la consulta a un repositorio común (tecnológicamente hablando), que es capaz de conectarse con todos los mecanismos que proporcionan información. Así, entrega resultados de forma rápida, de acuerdo a las atribuciones, perfiles, accesos y privilegios de uso, garantizando que sean fidedignos”.

Según detallaron las especialistas, lo más importante a destacar de la implementación de este proyecto y de que sea liderado por estas dos jefaturas es que, por un lado se podrá resguardar las distintas fuentes de información existentes en la Universidad con tecnologías adhoc, perfilando los distintos usuarios y respaldando los datos históricos y por otro, nuestra Universidad tendrá a disposición de manera periódica y pública el estado de los diferentes indicadores institucionales, los que actualmente se piden a la UAI cada vez que se requiere para responder a diversos requerimientos, internos y externos, con diferentes fechas de corte, lo que implica eventualmente diferentes valores.

"El contar con un repositorio único de datos institucionales, agregó la jefa de la UAI, permitirá a la Universidad contar con una plataforma robusta de datos, lo que, a largo plazo, se constituirá en un soporte para procesos tan críticos como la acreditación institucional y de carreras, y además permitirá a nuestras autoridades la toma de decisiones basada en evidencia válida y actualizada".

Y ¿por qué es necesario un sistema de este tipo?, complementó Paula Sepúlveda: “tomemos un ejemplo: un requerimiento X de análisis a la UAI hoy día puede llevar 3 semanas, o tal vez más, entre  recopilar, ordenar  los datos y realizar un análisis mínimo . Del tiempo total que toma poder dar respuesta, el 70% se invierte en recopilar y ordenar o limpiar los datos, por lo que el tiempo invertido realmente en análisis es muy menor. Con los datos disponibles en un solo lugar y previamente validados en el DW, se traspone completamente la inversión de tiempo mayoritariamente en análisis, como debería ser, reduciendo la primera etapa de recopilación y limpieza de datos a un tiempo muy menor, hablamos de minutos u horas. De esta forma acceder tempranamente a la información se hace cada vez más importante para la Universidad”, aseguró.

Actualmente, los equipos trabajan en la toma de requerimientos iniciales. Y si bien la implementación del proyecto tiene como plazo un año, están desarrollándolo en etapas. Inicialmente abarcará las áreas de Docencia, Vinculación con el Medio y Remuneraciones entre otras áreas: “Paula Fuentes y yo, como jefas de proyecto, lideramos ese levantamiento desde la Universidad hacia la empresa ‘Trends’ -nuestra contraparte tecnológica- ya que como Universidad no es nuestro score construir sistemas tecnológicos, sino tener un partner que nos apoye en este tipo de desarrollos”.

De acuerdo a la programación, se contemplan 3 entregas: a nivel de Docencia está previsto para mediados de año, y continuará hasta fin de año, coincidiendo con la entrega de datos para la acreditación institucional. “Hacia agosto ya podría podrían estar disponibles los primeros productos”, señaló Paulina Sepúlveda.

La profesional también señaló que para la adquisición y uso del DW fue necesario previamente instalar una base tecnológica adecuada para su desarrollo: “durante todo el 2017 se realizó el recableado completo de la red y la instalación de equipos y conexiones que ampliaron significativamente el flujo de datos -que databa de los años ’90-. En este mismo contexto está habilitándose la red wifi a nivel institucional, abierta en todo el campus, lo que es un beneficio para toda la comunidad”.

También está en ejecución “la compra y modernización de servidores para uso de la interfunción, todas las aplicaciones que hoy existen, el mismo DW y otros que se pretenden incorporar. La idea es montarlos en grandes servidores, con tecnología de vanguardia que permita responder a las demandas que hoy se exigen. Estos avances tecnológicos, “de envergadura inédita en la Universidad”, sostuvo, “constituyen un enorme paso y de gran potencial, que va más allá de que se cambie o no un computador o un teléfono. Son la base que permitirá la instalación de otros sistemas que favorecerán al quehacer diario, y que cruzan el funcionamiento de toda la Universidad: titulaciones, pago de sueldos, respaldo de información, bienestar, entre otros. Sistemas de información que requerían de modernización y fuertes inversiones que han sido posibles de financiar a través de proyectos ministeriales”.

"Por otro lado, es muy importante destacar lo enriquecedor que ha sido trabajar en equipo, cada profesional aporta desde su experticia y se toman decisiones consensuadas en base a la experiencia de un equipo de trabajo y no de una persona", señaló Paula Fuentes. Pero la tecnología no es lo complicado en estos procesos, concluyó la especialista, “la tecnología existe. Hoy debemos unificar las unidades y que todas conversen un mismo idioma en función de las necesidades particulares de cada una”, concluyó.

 

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