Un gran salto tecnológico proyecta la UMCE para este 2019, con el desarrollo e implementación de la plataforma Ucampus, un sistema de gestión curricular para apoyar procesos de administración docente a través de Internet, y que entre sus servicios permitirá acceder a información completa de cada estudiante, reportes y notificaciones de datos relevantes, catálogo de asignaturas, inscripción de carga académica y la descarga de los certificados que no tengan costo.
Desarrollado y administrado por el Centro de Tecnologías de la Información de la Universidad de Chile -y con la que la UMCE firmó un convenio estableciendo la colaboración como eje de este acuerdo- también contará con recursos especializados para el apoyo de la docencia presencial como foros de discusión, sistema de registro de notas, entrega de tareas y publicación de material docente.
Según explicó el Rector Jaime Espinosa, la UMCE ha realizado un gran esfuerzo por traer el sistema que mejor sirva al mejoramiento de la gestión académica, curricular y administrativa de nuestra Universidad y para una modernización tecnológica amplia, completa e integral. Entre los beneficios, la autoridad destacó que reunirá toda la información en un solo espacio, para ser gestionada y analizada, con la posibilidad de que todos los actores de la comunidad puedan tener acceso a todo lo que tenga que ver con la gestión académica: “va a estar ahí expresada una eficiencia que hoy desconocemos”, aseguró.
Ximena Acuña, vicerrectora académica de la UMCE, sostuvo que la implementación implica un soporte tecnológico pertinente para una gestión que se centra en apoyar al estudiante, en generar con rapidez un reporte para hacer seguimiento y en privilegiar tiempos y soluciones: “es un elemento más de un proceso de cambio, innovación y modernización, y viene a reflejar todos los desafíos de la Vicerrectoría”.
Se espera, agregó, que “en todos sus niveles dé respuesta a las necesidades que hemos tenido para articularnos en función de la formación del estudiante. Es un proceso de desarrollo que se ha ido instalando de manera positiva, con capacitación y difusión. La recepción ha sido muy efectiva y participativa, que nos permite superar una brecha tecnológica de la Universidad”.
Fases de implementación
Víctor Hernández, subdirector de Transferencia Tecnológica de Ucampus, explicó que durante los últimos meses han realizado diferentes jornadas de capacitación a secretarios académicos, unidades de apoyo, profesores, consejeros estudiantiles y estudiantes sobre los nuevos accesos y servicios: “comenzamos con un grupo acotado de consejeros UMCE para luego dar paso a capacitaciones masivas con estudiantes por carrera". Entre los temas abordados se incluyó cómo ingresar a la plataforma, caracterización de cursos, notas, programación de cargas y ambientes virtuales para el profesor”. Las capacitaciones, agregó, “son parte fundamental de la gestión del cambio en las nuevas instituciones que implementan nuestro sistema y tienen carácter permanente”.
Para Francisco González, coordinador de Planificación Académica de Ucampus en la UMCE, “las capacitaciones representan el inicio de una etapa en que la comunidad podrá comenzar a interactuar con el sistema, por lo que se crea un ambiente propicio para el cambio. Dada la instalación en la que nos encontramos, es una señal importante para que todos sepan que el sistema está en marcha, funcionando y avanzando paulatinamente”.
Además, permitió abrir el sistema a los estudiantes, “cuando esto se realizó, 800 estudiantes ingresaron inmediatamente a la plataforma, número que se duplicó al iniciar las capacitaciones”. Con ello, cada estudiante “pudo revisar la información disponible –antecedentes personales, cursos, historial de notas, inscripción de asignaturas, horarios, etc.- y realizar ajustes-. Luego pudieron realizar su carga de ramos, eliminar y verificar las asignaturas a confirmar.
A partir de estas capacitaciones masivas fue posible, por ejemplo, regularizar la carga académica del primer semestre, “actualizar las asignaturas a través de la plataforma y facilitar la tramitación. Y si antes los ajustes se realizaban durante una semana y después había una revisión que se extendía por otra más y una tercera para registro, ahora podrá reducirse a una o dos semanas”.
Estos avances, añadió Francisco González, han sido muy bien acogidos por académicos y alumnos, quienes le han otorgado una alta valoración a los cambios en la entrega de datos y tramitación. Dentro de un corto plazo, señaló, no sólo podrán contar con su información actualizada y realizar su carga académica en tiempo real, sino también con la recepción de notificaciones y descarga de documentos: “una próxima etapa incluye la emisión de ciertos certificados –aquellos gratuitos- y que corresponden a la mayor cantidad de documentos solicitados. Los que requieran de pago continuarán solicitándose personalmente en las oficinas de registro curricular. También está programada la presentación de la aplicación de UCampus, que traerá un cambio importante en la entrega de información, a través de notificaciones: ya no más correos, ni mensajes con subida de notas o información relevante. Eso se va a notar”, aseguró.
También se trabajará intensamente en la gestión de información del segundo semestre que “implicará una nueva labor conjunta con las unidades académicas, para la programación, horarios y cursos que ofrecerá cada Departamento y con cuya información será posible tomar decisiones respecto de la carga o rebaja académica. (…) Va a permitir acceder a una serie de reportes, seguimientos y comportamientos que podrán detectar eventuales problemas en fases iniciales”.
A nivel técnico, explicaron que ya trabajaron la migración de datos a partir de los sistemas históricos de la UMCE (Mirage y U+) y las fusionaron en una sola base de datos, estableciendo una nueva política de seguridad en el manejo de la información, con respaldos del más alto nivel: “con la unificación de los sistemas antiguos se ha comenzado una etapa de depuración de datos, lo que permitirá un trabajo más consistente para la toma de decisiones de la Universidad”.
Qué se viene
Los nuevos anuncios incluyen la presentación de una aplicación móvil: “el objetivo que nos hemos puesto en Ucampus es otorgar a la UMCE un estándar tecnológico del más alto nivel, para esto es que contar con todos los servicios curriculares y académicos a través del celular es vital”, adelantó Víctor Hernández.
Además está previsto el acceso a nuevos servicios: “con la normalización del semestre y con la depuración de información se espera contar con la base ideal para comenzar con la activación de otros servicios con los que cuenta Ucampus, ampliando el uso a otras unidades de la comunidad y estableciendo una dinámica de rediseño constante con el objetivo de optimizar cada uno de los procesos UMCE”.
